A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais de uma gestão condominial correta e transparente, e hoje em dia, um condomínio pode gerar tantos documentos quanto uma empresa dependendo do seu tamanho, número de funcionários, número de áreas de lazer, entre outros influenciadores.

Mas onde toda essa papelada deve ficar guardada? Afinal documentos precisam estar guardados, organizados e seguros. Os documentos, de um modo geral, podem ser guardados na administradora do condomínio, afinal, como escrevi no parágrafo acima, hoje em dia o condomínio pode gerar tantos documentos quanto uma verdadeira empresa, e quanto mais antigo for, quanto mais anos tiver a edificação, mais o condomínio precisará de espaço para a guarda destes documentos. Claro que, nos dias de hoje, naturalmente, com o suporte da informática, tudo ficou mais compactado e mais fácil de guardar e manusear.

Já a pasta de prestação de contas é uma das ferramentas principais e mais importantes de uma gestão condominial transparente.

A pasta é um documento do condomínio, e por isso, todos devem ter acesso a ela, sendo prioridade da vista, assim que a mesma chega da administradora, será dos conselheiros e do síndico, e somente após, os moradores podem olhar os documentos, e lembrando que não há uma regra sobre quem deve ler primeiro a pasta, se o síndico ou o conselho, e sim, o importante é que estejam todos a par das finanças do empreendimento.

Jamais se deve negar o acesso à pasta ao condômino, porém ela deverá ficar guardada em local específico, do condomínio ou na administradora.

No caso de algum morador reinvindicar analisar a mesma, deverá avisar com antecedência ao síndico do condomínio e a administradora (caso esta esteja lá guardada) e analisá-la no próprio local. Jamais deve levar a pasta para casa, ou seja, há o livre acesso, mas o gestor tem responsabilidade pela guarda dos papéis.

Eu ainda aconselho os síndicos arquivá-las por cinco anos, conforme ditava a Lei 4.591/64, art. 22, § 1º, letra g, mesmo que a Lei 10.406/02, do novo Código Civil, não tenha mencionado esta antiga imposição, vejo como muito salutar manter a regra da Lei 4.591/64, sob pena de comprometer as gestões futuras, afinal a responsabilidade da guarda é do síndico. A pasta, portanto, poderá ficar arquivada tanto na administradora como no condomínio, por cinco anos.

Fale como sua administradora, pois o ideal é que a pasta não demore para chegar ao condomínio, mesmo naqueles que fazem uso de pasta de prestação de contas virtual e com a atualização do arquivo em tempo real, pois ainda existem um grande número de pessoas que preferem a pasta física e se esta opção também for a do condomínio, deverá estar à disposição logo.

Lembrem-se: toda prestação de contas deve ser feita embasada em documentação que comprove os dados das despesas e receitas do condomínio, sem esta devida documentação, a prestação de contas não terá valor jurídico.

Por :

Amanda Accioli

Síndica Profissional, Advogada Condominialista, Diretora Regional SP da ANACON, Membro da Comissão de Direito Condominial OAB/SP, “podcaster” do Sindicolab no “Síndicas à Beira de um Ataque de Nervos”, articulista e palestrante.

Instagram: @acciolicondominial