A Reforma Tributária brasileira começa a entrar em vigor em fases a partir de 2025 e trará mudanças importantes para empresas, prestadores de serviço e entidades em geral. Embora os condomínios não sejam considerados pessoas jurídicas com fins lucrativos, eles serão afetados indiretamente, especialmente na gestão de contratos, retenção de impostos e relação com fornecedores.
Para síndicos, gestores e administradoras, entender essas mudanças é fundamental para evitar transtornos, autuações e prejuízos financeiros ao condomínio.
1. O que muda com a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária cria dois novos tributos:
- IBS – Imposto sobre Bens e Serviços
- CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços
Eles substituirão tributos atuais como PIS, Cofins, ICMS e ISS, gradualmente ao longo dos próximos anos.
Embora o condomínio não recolha esses tributos diretamente, a forma como fornecedores e prestadores de serviços serão tributados muda completamente — e isso impactará:
- custos de contratos;
- obrigações acessórias;
- retenções tributárias;
- auditoria de notas fiscais.
2. Impactos diretos para condomínios
2.1. Aumento ou redução no custo dos serviços
Com a unificação dos impostos, muitos serviços usados pelos condomínios — como limpeza, portaria, manutenção de elevadores, jardinagem, segurança e administração — podem sofrer reajuste.
Alguns setores terão carga tributária maior; outros, menor.
Por isso, a recomendação é:
Revisar todos os contratos em 2025 e solicitar aos fornecedores uma previsão de impacto da nova tributação nos preços.
2.2. Novas regras de notas fiscais
A emissão e escrituração das notas fiscais será padronizada nacionalmente. Isso significa:
- menos divergência entre municípios;
- cruzamento automático de dados pelos fiscos;
- maior rigor sobre retenções.
Condomínios que não possuírem controle organizado de notas poderão ter dificuldades em justificar despesas e retenções.
2.3. Retenções e recolhimentos
Mesmo com a mudança dos tributos, permanecem (por ora) responsabilidades como:
- INSS sobre serviços tomados
- IRRF em alguns casos
- RETENÇÕES ESPECÍFICAS de prestadores
A transição exigirá atenção redobrada nos primeiros anos, pois coexistirão o sistema antigo e o novo por um período.
2.4. Prestadores que migrarão de regime
Algumas empresas podem mudar:
- do Simples Nacional para outro regime;
- de Lucro Presumido para Lucro Real.
Isso pode alterar retenções e custos repassados ao condomínio.
3. O que síndicos e administradoras precisam fazer para evitar transtornos
1️⃣ Atualizar a administradora ou equipe contábil
A Reforma Tributária exigirá atualização constante. Certifique-se de que:
- o departamento contábil está acompanhando as novas regras;
- há revisão de processos internos;
- o condomínio possui sistemas adequados para controle de notas e retenções.
2️⃣ Criar um checklist de conformidade
Recomenda-se criar um controle com:
- conferência de notas fiscais;
- alíquotas aplicadas no período de transição;
- retenções obrigatórias;
- prazos de recolhimento.
Isso reduz erros e evita multas.
3️⃣ Revisar contratos com fornecedores
Solicite aos fornecedores:
- declaração sobre o impacto tributário no preço do serviço;
- atualização contratual, caso necessário;
- transparência na composição dos novos custos.
4️⃣ Prezar pela formalização
A tendência é que o Fisco tenha maior capacidade de cruzamento de dados.
Por isso:
- nunca aceite serviços sem nota;
- confira se o CNPJ do prestador está regular;
- registre tudo de forma documentada.
5️⃣ Comunicar os condôminos de forma transparente
É provável que alguns custos aumentem.
Para evitar conflitos:
- mostre comparativos antes/depois;
- explique os impactos da legislação;
- apresente documentos dos fornecedores.
4. Riscos de não se adaptar
Se o condomínio ignorar as mudanças, pode enfrentar:
- erros de retenção e multas;
- pagamento indevido por falha na interpretação de alíquotas;
- problemas em auditorias internas e externas;
- glosas de despesas;
- atrasos e complicações contábeis.
A transição tributária será gradual, mas as exigências começarão já em 2025, e síndicos que se anteciparem terão muito mais tranquilidade na gestão.
Conclusão
A Reforma Tributária não muda apenas o sistema tributário brasileiro — ela impacta diretamente o dia a dia da gestão condominial, especialmente na parte financeira e contábil. Síndicos e administradoras precisam se preparar para uma nova realidade, com maior padronização, controle e responsabilização.
Planejamento, revisão de contratos e organização contábil serão essenciais para evitar transtornos e prejuízos.
Por Click Síndico
