A contratação de serviços de valor elevado é uma das responsabilidades mais delicadas do síndico. Erros nesse processo podem gerar prejuízos significativos e até mesmo questionamentos legais por parte dos condôminos. Para garantir a transparência e segurança da contratação, é fundamental seguir uma série de cuidados, bem como solicitar documentações importantes da empresa prestadora de serviços. Vamos entender melhor quais são esses passos:
1. Realização de cotação e busca de orçamentos
Antes de contratar qualquer empresa, o síndico deve buscar pelo menos três orçamentos diferentes. Essa prática não só promove a comparação de valores e condições, como também traz mais transparência para o processo de tomada de decisão. Alguns pontos a serem observados:
Solicitar detalhes sobre os materiais a serem utilizados, prazo de execução e forma de pagamento.
Verificar se o valor inclui todas as despesas, como taxas de deslocamento ou extras.
Garantir que a proposta esteja alinhada às necessidades do condomínio.
2. Documentações essenciais para solicitar
A documentação das empresas prestadoras de serviços é um fator decisivo para avaliar sua idoneidade e capacidade técnica. Entre os documentos que o síndico deve solicitar estão:
CNPJ: A verificação do CNPJ ativo é fundamental para garantir que a empresa está regularizada.
Contrato Social: Importante para verificar a constituição da empresa e identificar os sócios responsáveis.
Comprovante de Regularidade Fiscal: Isso inclui documentos como Certidões Negativas de Débitos (CNDs), que comprovam que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais.
Alvarás e Licenças: Dependendo do tipo de serviço, a empresa deve apresentar licenças específicas para operar em determinada área.
Seguro de Responsabilidade Civil: Se o serviço envolver riscos, é fundamental que a empresa tenha seguro para cobrir possíveis danos a terceiros.
Atestado de Capacidade Técnica: Esse documento comprova que a empresa já executou serviços semelhantes com sucesso.
3. Certidões negativas a solicitar
Certidões negativas são documentos que comprovam que a empresa não possui pendências ou dívidas com órgãos governamentais. Entre as mais importantes, destacam-se:
Certidão Negativa de Débitos (CND) da Receita Federal: Confirma que a empresa está regular com suas obrigações fiscais.
Certidão de Regularidade do FGTS (CRF): Mostra se a empresa tem débitos relacionados ao FGTS de seus funcionários.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): Importante para garantir que a empresa não tem ações trabalhistas em aberto.
Certidão de Tributos Municipais: Essencial para assegurar que a empresa está em dia com os tributos de sua localidade.
4. Cuidados no processo de contratação
Além de solicitar orçamentos e documentações, o síndico deve seguir algumas boas práticas para evitar problemas durante e após a prestação de serviços:
Formalização de contratos: Nunca realize a contratação apenas com base em conversas informais. Todo o acordo deve ser formalizado por meio de um contrato que defina o escopo do serviço, prazos, condições de pagamento e penalidades em caso de descumprimento.
Participação de um advogado: Para garantir que o contrato esteja bem elaborado e atenda a todos os aspectos legais, a participação de um advogado especializado é essencial. Ele poderá assegurar que as cláusulas estejam de acordo com a legislação vigente e proteger o condomínio contra eventuais problemas, como atrasos na execução do serviço, qualidade inferior ao prometido ou descumprimento do contrato. O advogado também pode ajudar na redação de cláusulas de penalidade, rescisão e garantia de execução.
Consulta de referências: Verifique o histórico da empresa, consultando outros condomínios que já tenham contratado os mesmos serviços. Avaliações de clientes anteriores são ótimos indicadores da confiabilidade da empresa.
Vistorias e acompanhamento: Durante a execução do serviço, o síndico ou algum representante do condomínio deve acompanhar o andamento da obra ou do serviço prestado, garantindo que tudo ocorra conforme o acordado.
5. Onde buscar empresas confiáveis?
Encontrar empresas confiáveis pode ser um desafio, mas existem algumas fontes seguras para essa busca:
Plataformas de avaliação online: Sites como Reclame Aqui e Google Avaliações podem ser úteis para checar a reputação de empresas.
Redes de síndicos: Participar de redes ou fóruns de síndicos é uma excelente forma de trocar experiências e recomendações sobre prestadores de serviços.
Portais especializados em condomínios: Algumas empresas focam exclusivamente no atendimento a condomínios, o que pode ser um diferencial no entendimento das necessidades e regras específicas desse tipo de empreendimento.
Conclusão
Contratar serviços de valor elevado exige planejamento, atenção aos detalhes e uma boa dose de pesquisa. Ao seguir as orientações acima e contar com o apoio de um advogado na elaboração do contrato, o síndico garante que está tomando todas as medidas para proteger o patrimônio do condomínio e evitar surpresas desagradáveis no futuro.
Por:
Airton Roxo
Ceo Click Síndico
